Biuro jest administratorem danych osobowych Użytkowników i Uczestników.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do prawidłowego wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz umowy o świadczenie usług turystycznych. Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało brakiem możliwości zawarcia i wykonania ww. umów.
Użytkownicy i Uczestnicy mają prawo dostępu do podanych danych osobowych, ich poprawiania, żądania ich usunięcia, prawo ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych i prawo przenoszenia danych. Uczestnikom przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli dane są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
Usunięcia danych użytkownika realizowane jest wyłącznie na żądanie złożone przez użytkownika za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres admin@x-tend.ua. Usunięcie danych polega na anonimizacji danych umożliwiających identyfikację Użytkownika. Dane zostaną usunięte w ciągu 30 dni od daty otrzymania żądania usunięcia danych od użytkownika.
Biuro przetwarza dane osobowe w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, której przedmiotem jest składanie Zamówień w Systemie Rezerwacji, a także w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług turystycznych, świadczenia usług na podstawie umowy oraz zapewnienia niezbędnych rozliczeń w związku z zawartą umową, a także w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Biura, wskazanego poniżej.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania Umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”). Podstawą przetwarzania danych jest również art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Biura polegający na zapewnieniu niezbędnych rozliczeń w związku z zawartą umową, dochodzeniu roszczeń, badaniu satysfakcji oraz marketingu polegającym na promowaniu Administratora oraz jego usług. Jeżeli Uczestnicy wyrażą zgodę na otrzymywanie komunikatów marketingowych również na adres e-mail oraz numer telefonu, to podstawą prawną będzie także art. 10 ustawy z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 172 ustawy z dnia 16.07.2004 r. Prawo telekomunikacyjne.
W zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie odrębnej zgody Użytkowników lub Uczestników, przysługuje im prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Pozostanie to jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano przed jej cofnięciem.
Odbiorcami danych osobowych będą: linie lotnicze, autokarowe, promowe, hotele, towarzystwa ubezpieczeniowe, w tym TU Europa z siedzibą we Wrocławiu, adres ul. Gwiaździsta 62, banki, operatorzy płatności, agenci współpracujący z Organizatorem na podstawie umów agencyjnych i franchisingowych, kontrahenci zagraniczni, w celu realizacji zawartej umowy, podmioty wspierające procesy księgowe i prawne oraz podmioty świadczące usługi IT, w tym hostingu.
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres wykonywania umowy, czas niezbędny do prawidłowego rozliczenia umowy oraz czas niezbędny do wykazania wykonania tej umowy, czyli długość terminu przedawnienia roszczeń, a także przez czas wynikający z przepisów podatkowych. Dane osobowe przetwarzane będą również przez czas prowadzenia przez Biuro działań marketingowych albo do czasu wyrażenia przez Użytkowników lub Uczestników sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania danych w celach marketingowych lub do czasu cofnięcia zgody na otrzymywanie komunikatów marketingowych również na adres e-mail oraz numer telefonu.
Użytkowników i Uczestnikom przysługują dwa rodzaje prawa sprzeciwu wobec przetwarzania podanych danych osobowych. Jeżeli Biuro przetwarza dane osobowe:
- na podstawie prawnie uzasadnionych interesów – Uczestnik może zgłosić sprzeciw z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – taki sprzeciw wymaga uzasadnienia;
- na potrzeby marketingu bezpośredniego – Uczestnik może zgłosić sprzeciw w każdym przypadku – taki sprzeciw nie wymaga uzasadnienia.
Wszelkie dane podawane przez Użytkownika w procesie składania Zamówienia w Systemie Rezerwacji przesyłane są za pomocą bezpiecznego protokołu SSL, szyfrowanego co najmniej 256-bitowym kluczem. Wszystkie dane osobowe podawane w trakcie składania Zamówienia są zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób.